E-Arşiv Nedir ?

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır.

Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.

e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

Kimler E-Arşiv kullanmalıdır ?

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.

E-Arşiv ile ilgili yayınlanan tüm mevzuatlara http://www.efatura.gov.tr/earsivmevzuat.html adresinden ulaşılabilmektedir.

E-Fatura ile E-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Fatura gönderimi yapabilmeniz için alıcının da e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Ancak e-Arşiv gönderimi yapabilmeniz için alıcının e-Fatura kullanıcısı olması zorunlu değildir. Alıcının vereceği onay ile e-Arşiv yöntemiyle faturalarınızı gönderebilir, kağıt fatura sistemini kullanma zorunluluğundan kurtulmuş olursunuz. e-Arşiv sisteminde fatura nüshası entegratör firma aracılığı ile sağlanmaktadır.

Müşterilerimizin Yapması Gerekenler Nelerdir?

1-) E-Arşiv uygulamasını Özel Entegratör aracılığıyla kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e- Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e- Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır

2-) E-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin aynı zaman da E-Fatura'ya geçme zorunluluğu bulunmaktadır. E-Faturayı halihazırda kullanan mükellef özel entegratör aracılığıyla EArşiv hizmetinden yararlanacaklar ise sadece Özel Entegratörün sözleşmelerini doldurmaları yeterli olacaktır.

3-) E-Fatura kullanmayan ve E-Arşiv'e geçme zorunluluğundan dolayı E-Fatura kullanacak mükellefler öncelikle aşağıdaki adımları uygularak E-Fatura'ya kayıt olmaları gerekmektedir.

E-Fatura uygulamasına internet aracılığı ile başvuru yapacak mükellefler gerçek kişi ise öncelikle elektronik imza diğer adıyla Nitelikli Elektronik Sertifika (Nes) tüzel kişi ise mali mühür sertifikası almaları gerekmektedir.

Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) alımı için aşağıdaki yöntem izlenmektedir:

* http://www.kamusm.gov.tr/basvurular/nes/ adresindeki süreçler takip edilerek başvuru gerçekleştirilmelidir.

* Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) ücretlerine http://www.kamusm.gov.tr/urunler/nitelikli_elektronik_sertifika/fiyatlandirma.jsp linkinden ulaşabilirsiniz.

* Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) geldikten sonra izlenecek yolları http://www.kamusm.gov.tr/islemler/sertifikami_aldim_ne_yapmaliyim linkinden ulaşabilirsiniz.

Mali Mühür Sertifikası alımı için aşağıdaki yöntem izlenmektedir:

* http://mm.kamusm.gov.tr adresinden SÜREÇLER bölümüne giriş yapılır. Oradaki süreçler takip edilerek başvuru gerçekleştirilmelidir.

* Mali Mühür Sertifikası ücretlerine http://mm.kamusm.gov.tr/fiyatlandirma.jsp linkinden ulaşabilirsiniz.

* Mali Mühür Sertifikası geldikten sonra izlenecek yolları http://mm.kamusm.gov.tr/surecler/aldim_ne_yapmaliyim/ linkinden ulaşabilirsiniz.

2-) Elektronik İmza veya Mali Mühürü alan mükelleflerimiz E-Fatura başvurusu için http://www.efatura.gov.tr/efaturabasvuru.html adresinden "Elektronik Başvuru Yapmak İçin Tıklayınız" bölümüne giriş yapılır ve İlgili alanlar doldurularak kayıt işlemi tamamlanır.

E-Fatura uygulamasına Elektronik Başvuru ile ilgili rehber ve kılavuza http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/efaturabasvuru/E-FaturaUygulamasiBasvuruRehberiveKilavuzuV1.0.pdf linkinden ulaşabilirsiniz.

E-Fatura işlemleri tamamlanmasıyla birlikte Özel Entegratör aracılığıyla E-Arşiv hizmetinden yararlanacak mükelleflerin Özel Entegratörün sözleşmelerini doldurmaları ve yeterli olacaktır.

e-Fatura gönderimi yapabilmeniz için alıcının da e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Ancak e-Arşiv gönderimi yapabilmeniz için alıcının e-Fatura kullanıcısı olması zorunlu değildir. Alıcının vereceği onay ile e-Arşiv yöntemiyle faturalarınızı gönderebilir, kağıt fatura sistemini kullanma zorunluluğundan kurtulmuş olursunuz. e-Arşiv sisteminde fatura nüshası entegratör firma aracılığı ile sağlanmaktadır.

Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.

Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler http://www.efatura.gov.tr/ İnternet adresinde yayımlanan e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu'nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar.

e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.

Özel entegratörler kendilerine başvuran mükellefler ile ilgili istenen bilgileri http://www.efatura.gov.tr/ İnternet adresinde yayımlanan kılavuzlarda yer alan açıklamalara uygun olarak Başkanlığa elektronik ortamda bildirmek mecburiyetindedirler.

• e-Arşiv Fatura, tüm faturalarınızı e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflerle son kullanıcılara, elektronik ortamdan gönderme imkanı sağlayan sistemdir.
  
• Akınsoft’da e-Arşiv Fatura işlemlerinizi kolaylıkla takip edebilirsiniz.
  
• Akınsoft e-Arşiv Fatura çözümü ile; 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanan faturalarınıza istediğiniz zaman kolayca ulaşabilir; yüzlerce dosyanın arasında, zaman ve mekan sınırı olmadan arama, zaman ve zahmetinden kurtulabilirsiniz.
  
• Akınsoft e-Arşiv Fatura çözümü ile; faturalarınızı daha hızlı hazırlayabilirsiniz. Böylece, personel zamanından da tasarruf edebilirsiniz.
  
• Fatura göndermek için karşınızdaki şirketin e-Fatura’ya kayıtlı olması, hatta muhatabınızın şirket olması zorunlu değil. Son kullanıcılara da e-Arşiv Fatura ile fatura gönderebilirsiniz.
  
• Kâğıt fatura kullanımı sırasında harcanan işgücü yaklaşık 6’da 1’e düşer; e-Arşiv Faturayı arşivlemek için yer ayırmaktan maliyet avantajı sağlarken, operasyonel yükünüzü azaltır; kâğıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat vb. masraflardan kurtulabilirsiniz.
  
• e-Arşiv Faturalarınızın elektronik postalarda olduğu gibi taslak halde de düzenlenmesini ve elektronik posta yoluyla gönderebilirsiniz.
  
• Kâğıt kullanımının azalması nedeniyle ağaçlarımız kurtulabilir ve ülkemizin doğal kaynaklarına katkıda bulunabilirsiniz.