e-Arşiv fatura nedir ?
e-fatura sistemine dahil olmayan şirketler veya son kullanıcılara elektronik ortamda fatura gönderilmesini sağlayan elektronik fatura türüdür.
Öncelikle, cirosu belirli bir tutarın üzerinde bulunan e-ticaret sitelerine zorunlu tutulmuştur
. İsteyen her firma e-arşiv fatura da kullanabilir ancak e-arşiv fatura kullanabilmek için öncelikle e-fatura sistemine dahil olunmalıdır.
Gelir İdaresi Başkanlığı’na aylık olarak e-arşiv faturaların raporlaması yapılır. Genellikle bu hizmet, e-arşiv fatura hizmetini sağlayan çözüm ortağı tarafından yerine getirilir.

433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliğine uygun olarak düzenlenen Akınsoft e-Arşiv Fatura Çözümü faturalarınızın ikinci nüshasını elektronik ortamda oluşturarak muhafaza etmenizi ve gerektiğinde elektronik olarak ibraz etmenizi sağlar.
Akınsoft e-Fatura Arşiv ile müşterinin isteği doğrultusunda faturanın ilk nüshası da elektronik ortamda hazırlanabilmektedir.

E-İrsaliye Nedir?
E-İrsaliye, kağıt irsaliye ile aynı nitelikte fakat dijital ortamda düzenlenen elektronik bir belgedir.
Sevk irsaliyesi kullanan firmalar kağıt olarak irsaliye düzenlerken e-irsaliyeye geçiş yapan firmalar dijital ortamda irsaliye düzenleyerek karşı tarafa ulaştırırlar. Burayı biraz daha açmak gerekirse; kağıt olarak 2 tip irsaliye bulunur. Biri sevk, diğeri taşıma irsaliyesidir.
e-İrsaliye daha çok sevk irsaliyesi yerine geçecek, yani malı teslim alan kişiye iletilecek. Bununla birlikte araç, şoför ve rotasyon bilgisi taşıyan taşıma irsaliyesi yine kağıt olarak araçta bulundurulmaya devam edecek.

Neden E-İrsaliye?
E-İrsaliyeye geçiş yaptıktan sonra kağıt irsaliyeye farkla işlerinizde pratiklik kazanırsınız.
Özellikle mevcutta e-fatura ve e-arşiv kullanıcısı iseniz dijitale taşıdığınız faturalama süreçlerini e-irsaliye ile daha da rahat bir hale getirebilirsiniz.
Kağıt, yazdırma, kargolama, arşivleme ve kaybolma durumunda yenisini gönderme gibi durumlar olmaz.
Fatura ve irsaliyenizi elektronik ortamda hazırlayıp karşı tarafa iletebilirsiniz. Bu anlamda zaman ve maliyet olarak da sizin için olumlu etkileri olacaktır.

Tüm bunların yanı sıra kağıttan tasarruf ederek doğayı da korumuş olursunuz.

E-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

e-İrsaliye gönderebilmek için her iki tarafın da sisteme kayıtlı olması gerekir. Şayet taraflardan biri e-irsaliye kullanıcısı diğeri değilse elektronik irsaliye gönderilemez. e-Arşiv ya da kağıt(sevk irsaliyesi) üzerinden irsaliye gönderimi yapılabilir.

E-İrsaliye gönderebilmek için önce e-faturayı düzenleyip göndermek gerekiyor. e-Faturanın gönderilemediği durumda ise elektronik irsaliye gönderimi de yapılamıyor.

Kimler E-İrsaliye Kullanmak Zorunda?
E-İrsaliyeye e-fatura sistemine kayıtlı tüm firmaların geçiş yapması zorunludur.
Bununla birlikte şahıs ve sermaye firmaları gönüllü olarak e-irsaliyeye sistemine geçiş yapabilirler.
GİB’in yayınladığı taslak tebliğe göre zorunlu geçiş yapacak firmaların 1 Ocak 2020 itibariyle, gönüllü geçiş yapmayı düşünen firmalarsa herhangi bir tarihte elektronik irsaliye kullanıcısı olabilirler.

E-Müstahsil Makbuzu nedir?
e-Müstahsil Makbuzu, defter tutan çiftçi veya toptancıların defter tutmayan çiftçilerden satın aldıkları ürünler karşılığında düzenledikleri zorunlu ticari belgedir.
E-Müstahsil Makbuzu da ilgili ticari faaliyetlerin elektronik olarak yürütülmesi için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirtilen usul ve esaslarla müstahsil makbuzu ile aynı nitelikleri taşıyan elektronik belgelerin düzenlenmesi, saklanması ve iletilmesi ve GİB'e raporlanmasına ait işlemleri kapsayan uygulamadır.
Çiftçiye imzalatılan belgenin kopyası işletmecide, aslı ise çiftçide kalır.
Kağıt müstahsil makbuzu ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Zorunlu bir uygulama değildir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca müstahsil makbuzu belgesi düzenlemek zorunda olan mükelleflere 1 Ocak 2018 tarihi itibarıyla uygulamaya dahil olma imkanı sunulmuştur.

E-Defter Nedir?
e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır. Bu uygulamayla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmıştır. e-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutamazlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır.

E-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?
Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır,
Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır,
Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
Defterin beratı şema ve şematron kontrolü yapılır,
Berat sıkıştırılır.
Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in web sitesine yüklenir.
E-Defter ibrazı ayda bir mali müşavir, muhasebeci ya da firma sahibi tarafından yapılır. O aya ilişkin berat verilinceye kadar (3 ay içinde) düzeltme yapılabilir, sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabilir. Zaman damgası kullanılarak özel bir kodla defter beratı oluşturulur ve oluşturulan bu berat devlete iletilir. Maliye denetime geldiğinde daha önceden verilen berat ile muhasebeden o an alacakları beratları karşılaştırırlar, eğer beratlar aynı ise geçmişe herhangi bir kayıt ya da düzeltme atılmamış anlamına gelir.

E-Defter Geçiş Zorunluluğu
Vergi usül kanununa göre 10 milyon üzeri cirosu olan firmaların zorunlu olarak e-defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir. Bununla birlikte e-defter sistemine gönüllü geçiş de mümkündür. e-Deftere gönüllü geçiş yapmak isteyen bir firmanın elektronik fatura kullanıcısı olmasına gerek yoktur. Zorunlu geçiş yapması gereken firmalar sene başında, gönüllü geçiş yapanlarsa dönem içerisinde e-defter uygulamasına geçiş yapılabilir. Şahıs firmaları ve tüzel firmalar e-defter kullanıcısı olabilirler.

E-Defterin Avantajları Nelerdir?
e-Defter uygulamasıyla birlikte dosyalarınızı güvenli bir ortamda saklamış olursunuz.
Sayfa adedine göre kağıt bastırmanız ve de notere onaylatmanız gerekmez.
Mürekkep masrafınız ortadan kalkar.
Defterler için yazıcıdan çıktı almanıza gerek kalmaz.
Arşiv maliyeti ortadan kalkar, zaman ayırmanıza gerek kalmaz.
Doğayı korumuş olursunuz.
Özet olarak e-defter gibi hızlı ve düzenli bir sisteme geçiş yaparak baskı, arşivleme ve kağıtla ilgili operasyonel süreçlerden kurtulur, para ve zamandan tasarruf etmiş olursunuz.